要点
落ち着いて始めるために
- 確定した顧客との取り決めを枠組みにします。プロジェクトのリストは一覧であり、今日行うという約束ではありません。
- 今できる作業と、返事や承認を待っているタスクを分けます。
- 事務や準備は、余った時間だけに入れるのではなく、見える場所を設けます。
- 新しい依頼は、範囲、次のステップ、使える時間を確認してから計画に入れます。
01
確定した取り決めと、候補のタスクを分ける
約束した予定、変更の依頼、自分のプロジェクトのアイデアは、異なる項目です。1日の計画でも、その違いを見えるようにしましょう。
結果と時期を書き留める
話し合いの後に、次にどんな結果が期待されているか、いつ必要か、何をまだ確認する必要があるかを書きます。「確認用の下書きを送る」と「完成品を提出する」は異なります。双方が同じ取り決めを考えているか、確認しましょう。
準備と、その後の作業を考慮する
顧客との予定には、話す時間だけでなく、資料を開く、質問を集める、その後にメモをタスクにする時間も必要です。前後の時間を空いていると扱う前に、その余地を計画しましょう。
新しい依頼は、まず確認する
メッセージが来たからといって、すぐ今日行うと約束する必要はありません。まず範囲、求められる結果、依存関係を確認します。その後で、カレンダーと、すでに約束したステップを見ます。合う取り決めは、受信したタイミングではなく、この確認から生まれます。
02
今日のために、始め方が明確な結果を選ぶ
プロジェクト全体の一覧は残してかまいません。今日には、予定や必要な付随タスクとともに、実際に入る選択が必要です。
目に見える途中の成果
例えば「ウェブサイトを仕上げる」を、「未完了の3か所の文章に印をつけ、確認の質問を書く」にします。途中の成果で、この作業時間に何が進むかがわかります。プロジェクト全体を完了する必要はありません。
自分の事業の作業に時間を確保する
書類を整理する、質問を分類する、道具を準備することもタスクです。具体的な事務のタスクに、限られた時間を設けましょう。「段取りをすべて整える」では大きすぎて、終わりもはっきりしません。
追加の約束の前に、余力を確認する
すでに埋まった時間、準備、休憩を確認します。追加のタスクが入らないなら、別の日時、範囲を減らすこと、支援を検討しましょう。このページは、生産的に使える時間や1日の成果の数に、一般的な基準を設けません。
切り替えるときに、進み具合を残す
電話の前や1日の終わりに、現在の状態、未確認のこと、次のステップを書きます。例えば「文章に印をつけた。対象読者についての返事待ち。返事の後に導入を直す」。そうすれば、今開いているファイルの外でも、再開の手がかりが見えます。
03
返事待ちを、別の状態として管理する
プロジェクトが未完了でも、今できる作業がない場合があります。待っている状態を見えるようにすると、返事がないことと、実際に始められるタスクを区別できます。
何を待っているか、具体的に書く
「顧客から項目Bの承認待ち」のように、不足している判断と、誰からの判断を待っているかを書きます。「プロジェクトBを続ける」だけでは、それはわかりません。連絡全体を1日の計画にコピーせず、適したプロジェクト資料にメモをつなげます。
見直すタイミングを、取り決めるか決める
いつ進み具合をもう一度見るかを書き留めます。自分で決めた見直しの日時は、まだ顧客との期限の合意ではありません。予定が返事に依存する場合、以前の計画をそのまま見込まず、その依存関係をはっきり確認しましょう。
変更の影響を見えるようにする
追加の修正によって、他の作業が入らなくなることがあります。どのステップに影響があるかを確認し、合う範囲や時期を話し合います。必要な取り決めができてから、新しい計画を確定にしましょう。
04
繰り返す事務の範囲を絞り、休んだ後に戻れるようにする
繰り返し使える短いフローで、次に何を確認するかを書き留められます。目的は、完全な業務マニュアルではなく、見つけやすく、終わりのある始め方です。
具体的な対象を1つ選ぶ
例えば、新しく届いたプロジェクトの資料だけを選びます。決めた場所に整理し、未確認のことを書きます。他の資料の整理は別の回にします。作業が、自動的に机全体やすべてのプロジェクトへ広がるわけではありません。
今回の終わりを明確にする
「新しい書類を整理し、未確認の質問を書いた」なら確認できます。短い時間の範囲も加えられます。終わったら、残りの状態と、次の見直しのタイミングを決め、残った作業を見えないままにしないようにします。
休んだ後は、今の約束を確認する
有効な予定、未確定の取り決め、次の行動から始めます。以前の1日のリストを、確認せず今日の必須項目にはしません。約束を守れそうにないなら、関係者と具体的な状況を確認し、それに合わせて計画を調整します。
段取りと支援を分けて考える
NIMHは、大人のADHDで起こり得る難しさとして、整理、時間管理、プロジェクトの完了を挙げています。現れ方は人それぞれです。ここで紹介したフローは、段取りの提案であり、専門的・健康上の支援についてのすべての問いに答えるものではありません。
具体例
例：承認待ちのある、プロジェクト作業の1日
自営業の人の、架空の1日です。時間帯ごとに、取り決め、今できる作業、事務を分けて示します。自分のペースに対する基準ではありません。
- 1日の確認
- 約束した11時の顧客との電話を確認する。プロジェクトAは始められ、Bは承認待ち。
- プロジェクト作業
- 空いた時間に、プロジェクトAの未完了の3か所の文章に印をつけ、具体的な確認の質問を用意する。
- 電話の前に
- 質問と下書きを開く。その後に、メモと次のステップのための時間を残す。
- 新しい依頼
- 修正がもう1つ追加になる。まず範囲と残りの時間を確認し、その後で、合う次の日程を取り決める。
- 事務
- 今日新しく届いたプロジェクト資料だけを整理し、未確認の質問を書く。
- 1日の終わり
- プロジェクトAの進み具合を残し、Bの承認について見直すタイミングを書く。未完了のプロジェクトすべてを、明日行うと約束しない。
この記事の位置づけと信頼できる基礎情報
この文章は、個人の経験と一般的な情報を組み合わせたものです。診断や治療の代わりにはなりません。医療上の基礎情報については、ドイツ連邦政府の公式健康情報のADHDと自閉スペクトラムをご覧ください。
meinsystem.appの創設者、Max Anton Schneiderが執筆。 開発の背景へ
専門的な位置づけのための出典
- NIMH：大人のADHDについて知っておきたい4つのこと ↗整理、時間管理、プロジェクトの完了で起こり得る難しさについての、公式の一般的な説明。この計画のフローの効果や、自営業への適合性を調べた研究ではありません。
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