Das Meeting ist vorbei. Auf deinem Zettel stehen „Entwurf“, „Sam fragen“ und „Freitag“. Im Gespräch war der Zusammenhang noch klar. Vor dem nächsten Termin weißt du aber nicht mehr genau: Sollst du etwas erstellen, auf eine Rückmeldung warten oder nur eine Entscheidung im Blick behalten?
Eine Gesprächsnotiz hält fest, was besprochen wurde. Eine Aufgabe beschreibt, was du als Nächstes tatsächlich tun sollst. Dafür braucht es eine kleine Übersetzung. Du musst nicht das gesamte Gespräch neu aufschreiben, um einen brauchbaren nächsten Schritt festzuhalten.
AuDHS ist ein Community-Begriff für gemeinsam auftretenden Autismus und ADHS, keine eigene Diagnose. Dieser Beitrag bietet redaktionelle Planungsvorschläge und ein fiktives Beispiel, keine persönliche Erfolgsgeschichte. Nicht alle Menschen mit AuDHS erleben Meetings gleich. Die allgemeine Einordnung findest du unter Was ist AuDHS?.
Nach einem kurzen Termin: Zusage, Rückfrage oder eigener Schritt?
Fiktives Beispiel: Nach einem Service-Termin steht auf dem Zettel „Unterlagen nachreichen“. Prüfe zuerst, welche Unterlagen tatsächlich vereinbart sind, wohin sie gehören und ob eine Frist genannt wurde. Eigener Schritt: vorhandene Datei suchen. Offen: Empfängeradresse bestätigen. Prüfpunkt: morgen nach der Rückmeldung nachsehen. Eine vermutete Frist bleibt als Frage markiert.
Die Transfernotiz lässt sich so auch außerhalb von Meetings verwenden. Sie ist ein redaktioneller Vorschlag, keine rechtliche oder medizinische Beratung. Notiere nur die nötigen organisatorischen Angaben; vertrauliche Inhalte gehören in geeignete Ablagen. Minimalversion: nächste Handlung, offene Frage und Fundort der Notiz.
Warum ein Stichwort noch keine ausführbare Aufgabe ist
„Website“ benennt ein Thema. „Website überarbeiten“ benennt ein Projekt. „Den Entwurf öffnen und den Einleitungstext mit den vereinbarten Änderungen vergleichen“ beschreibt dagegen eine Handlung. Fehlt diese Übersetzung, musst du beim nächsten Einstieg erst wieder entscheiden, was die Notiz bedeutet.
Der NIMH-Überblick zu ADHS bei Erwachsenen beschreibt mögliche Schwierigkeiten mit Organisation und Zeitmanagement. Die National Autistic Society nennt schriftliche und visuelle Organisationshilfen. Das ist Hintergrundwissen, kein Wirksamkeitsbeleg für den folgenden Ablauf oder eine App.
Wie du Informationen generell außerhalb des Kopfes festhältst, vertieft Mit ADHS weniger im Kopf behalten. Hier geht es gezielt um den Übergang von einer Besprechung zu deiner eigenen Arbeit.
Beschluss, eigene Aufgabe und offene Frage unterscheiden
Markiere beim Nachsehen, welche Art von Eintrag vor dir liegt:
- Beschluss: Eine Entscheidung wurde tatsächlich getroffen. Sie liefert Kontext, ist aber nicht automatisch deine Aufgabe.
- Eigene Handlung: Du hast eine konkrete Zuständigkeit übernommen. Daraus wird ein nächster Schritt.
- Warten auf andere: Material oder Freigabe fehlt. Notiere die Abhängigkeit statt eines nicht ausführbaren Arbeitsauftrags.
- Offene Frage: Umfang, Zuständigkeit oder Termin wurde noch nicht geklärt. Daraus wird zunächst eine Rückfrage.
Ein Vorschlag im Gespräch ist noch kein Beschluss. „Wir könnten Freitag starten“ darf nicht still zu „Start am Freitag bestätigt“ werden. Prüfe unsichere Punkte anhand des verbindlichen Protokolls oder bei den Beteiligten. Deine persönliche Notiz ersetzt diese Klärung nicht.
Eine Transfernotiz zum Kopieren
Halte nach dem Meeting nur die Informationen fest, die du für deinen nächsten Einstieg brauchst. Kopiere diese vier Zeilen:
Ergebnis und Zuständigkeit: Was ist vereinbart, und was gehört zu mir?
Nächste Handlung: Was tue ich konkret als Erstes?
Material oder Rückfrage: Was liegt wo, und was fehlt noch?
Termin oder Prüfpunkt: Wann ist etwas fällig, oder wann sehe ich wieder nach?
Eine kurze Notiz kann lauten: „Ich kommentiere die Einleitung des Entwurfs. Zuerst die vereinbarte Zielgruppe mit dem ersten Absatz vergleichen. Datei im freigegebenen Projektordner; Sam bestätigt den Umfang. Rückmeldung Freitag 12 Uhr, falls der Umfang heute geklärt wird.“ Eine Bedingung darf dabei nicht wie eine bereits bestätigte Zusage aussehen.
Papier oder ein vorhandenes Dokument reicht. Die kostenlose Unterbrechungsnotiz bietet bereits Felder für Stand, nächsten Schritt und Material. Trage vertrauliche Arbeitsinformationen nur in dafür zugelassene Werkzeuge ein.
Aus einem Thema eine Handlung machen, ohne neue Arbeit zu erfinden
Beginne mit einem Verb und einem sichtbaren Ergebnis: „Einleitung kommentieren“, „fehlende Zahl bei Sam erfragen“, „zwei vorhandene Entwürfe vergleichen“. Ergänze den konkreten Gegenstand. „Projekt erledigen“ ist zu groß; „alles nochmal prüfen“ lässt den Umfang offen.
Zerlege nur deine tatsächlich vereinbarte Arbeit. Die Gesprächsnotiz ist keine Einladung, alle diskutierten Ideen als persönliche Aufgaben zu übernehmen. Wenn eine neue Bitte hinzugekommen ist, prüfe sie mit Neue Aufgaben: erst prüfen, dann zusagen.
Falls du die erste Handlung nicht benennen kannst, fehlt möglicherweise eine Entscheidung. Schreibe dann „Umfang der Prüfung klären“ statt eine lange Aufgabenliste auf Verdacht zu erstellen. Die Rückfrage ist der ausführbare Schritt; die spätere Arbeit bleibt bis zur Antwort offen.
Frist, Arbeitszeit und Warten getrennt festhalten
„Freitag 12 Uhr“ beschreibt eine vereinbarte Abgabe, nicht automatisch einen Arbeitsblock am Freitagvormittag. Suche zusätzlich einen passenden Zeitpunkt für die Bearbeitung. Wenn du Material vorher brauchst, benenne diese Voraussetzung und die nötige Rückmeldung.
Eine fehlende Freigabe bedeutet nicht, dass du die Aufgabe schon bearbeiten kannst. Halte fest, von wem du etwas brauchst und wann eine Nachfrage sinnvoll oder vereinbart ist. Vermeide täglich neue Fristen für denselben Wartezustand. Der Ratgeber Unerledigte Aufgaben neu planen vertieft diese Unterscheidung.
Ändert sich eine vereinbarte Frist, kläre das mit den Beteiligten. Ein neues Datum in deiner Liste allein ändert die gemeinsame Absprache nicht. Prüfe zuerst die tatsächliche Zuständigkeit; du musst Termine anderer Personen nicht stellvertretend planen.
Ein fiktives Beispiel: Drei Notizen, drei verschiedene Bedeutungen
Nach einer Besprechung hat Alex notiert: „Einleitung – Sam – Freitag“. Alex liest die gemeinsamen Ergebnisse nach. Vereinbart ist ein Kommentar zur Einleitung, kein neuer Entwurf des gesamten Dokuments. Sam muss noch die Zielgruppe bestätigen. Die Rückmeldung soll Freitag um 12 Uhr vorliegen.
Alex übersetzt die Notiz in drei Punkte:
- Eigene Handlung: Die vorhandene Einleitung öffnen und unklare Aussagen markieren.
- Abhängigkeit: Zielgruppe bei Sam bestätigen lassen; Nachfrage heute nach dem Teamtermin.
- Abgabe: Kommentar zur Einleitung Freitag 12 Uhr; Auswirkungen einer fehlenden Antwort rechtzeitig klären.
Das Beispiel ist fiktiv. Es zeigt, wie eine Notiz genauer wird, nicht dass Rückfragen immer sofort beantwortet werden. Alex schreibt keine neue Gesamtpräsentation und behandelt Sams offene Antwort nicht als bereits erfolgte Freigabe.
Wenn direkt das nächste Meeting beginnt
Für eine vollständige Nachbereitung ist nicht immer Platz. Die Minimalversion besteht aus drei Einträgen: meine nächste Handlung, die offene Rückfrage und der Ort der Notiz. Ergänze eine vereinbarte Frist, falls sie sonst verloren ginge. Lege einen späteren Prüfpunkt fest, an dem du den Rest sortierst.
Wenn die Zuständigkeit unklar ist, schreibe genau das auf. Ein eindeutiges „Zuständigkeit klären“ ist hilfreicher als eine scheinbar fertige Aufgabe mit erfundenem Owner. Nach einer längeren Unterbrechung beginne bei dieser Klärung statt das Gespräch aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren.
Am Feierabend kannst du die offenen Punkte sichern, ohne die gesamte Besprechung erneut durchzuarbeiten. Eine ausgefallene Nachbereitung muss nicht als zusätzliche Aufgabe nachgeholt werden, wenn der aktuelle Arbeitsstand schon verständlich ist.
Beim nächsten Einstieg die Notiz prüfen
Teste die Transfernotiz bei einer überschaubaren Besprechung. Öffne sie beim nächsten Arbeitsbeginn: Ist klar, was zu dir gehört? Kannst du die erste Handlung ausführen? Ist eine fehlende Antwort als Abhängigkeit erkennbar? Ergänze nur das, was gefehlt hat, statt das ganze System neu zu bauen.
Die Methode braucht weder eine Aufnahme des Gesprächs noch eine neue App. Wenn du MeinSystems Planungsmodell ansehen möchtest, zeigt AuDHS im Beruf den Zusammenhang von Aufgaben, Terminen und Routinen. Die Notiz selbst benötigt keinen Kauf.
Das ist eine organisatorische Anleitung, keine Behandlung oder Garantie gegen Belastung. Starke anhaltende Schwierigkeiten verdienen Unterstützung über Planung hinaus. Für das nächste Meeting bleibt die praktische Frage: Welche konkrete Handlung, Rückfrage oder Vereinbarung muss aus diesem Gespräch in meine Arbeit übergehen?